Suomen Sukututkimusseuran hallituksen edunvalvontavastaava Jouni Elomaa ja toiminnanjohtaja P. T. Kuusiluoma neuvottelivat tiistaina 5.3.2013 Kirkkohallituksessa mahdollisuudesta muuttaa Kirkkohallituksen vuonna 2011 kirkkoherranvirastoille antamaa suositusta koskien sukututkijoiden 100 vuotta nuorempien kirkonkirjojen omatoimista tutkimista. Kirkkohallitusta tapaamisessa edustivat kirkkoneuvos Pirjo Pihlaja, projektipäällikkö Veijo Koivula ja lakimies Mikko Tähkänen.
Neuvottelun aluksi Seuran edustajat esittivät Kirkkohallituksen harkittavaksi auktorisointijärjestelmää, jonka puitteissa 100 vuotta nuoremmat kirkonkirjat voitaisiin avata tutkijoille, jotka ovat osoittaneet ymmärtävänsä mm. henkilötietolain asettaman kiellon olla keräämättä ja sukututkimusrekisteriin tallentamatta arkaluontoisia tietoja kirkonkirjoista. Kirkkohallituksen edustajat ilmoittivat selvittävänsä ehdotetun auktorisointijärjestelmän lainmukaisuutta.
Seuran taholta kiinnitettiin jälleen kerran Kirkkohallituksen edustajien huomio kirkkoherranvirastojen pitkiin toimitusaikoihin sukututkijoiden selvityspyyntöihin vastattaessa. Selvitysruuhkat ovat oleellisesti pahentuneet Kirkkohallituksen em. suosituksen jälkeen. Seura ei pidä useiden kuukausien pituisia toimitusaikoja perustuslain edellyttämän hyvän hallintotavan mukaisena. Seuran edustajat totesivat neuvottelussa, että sukututkijoiden edunvalvojan tehtävänä on selvityttää laillisuusvalvojilla kirkollisten väestörekisteriviranomaisten ruuhkat tiedusteluihin vastaamisessa, mikäli tilanteeseen ei saada nopeasti korjausta.
Seuran edustajat ilmoittivat neuvottelussa, että Kirkkohallituksen sukuselvitysruuhkien korjaamiseen tarjoamaa keinoa – vuonna 2014 täydellä teholla toimivaa Kirjuri-järjestelmä – ei voida pitää sellaisena tekijänä, joka olisi omiaan ehkäisemään tai edes purkamaan selvitysruuhkia. Kirkkoherranvirastoihin tarvittaisiin lisää selvitystyövoimaa ja on vaikea uskoa, että sitä tultaisiin seurakuntiin palkkaamaan.
Seuran edustajat toivat neuvottelussa esille myös toisen ongelman, jonka sukututkijat kirkkoherranvirastojen kanssa asioidessaan usein kohtaavat: Kirkollisten väestörekisteriviranomaisten tietämys henkilötieto-, julkisuus- ja väestötietolainsäädännön säännöksistä on monesti niin pinnallista, ettei päätäksenteko täytä hyvän viranomaistoiminnan yleisiä standardeja. Tiedossa on tapauksia, joissa kirkkoherranvirasto ei ole ottanut sukututkijan selvityspyyntöä lainkaan vastaan, perustellut kielteistä tietojenluovutuspäätöstä lainsäädäntöön perustumattomilla syillä, ei ole antanut tilaajalle valitusosoitusta ja asettanut tietojenluovutuksen ehdoksi mm. sellaisten lupien hankkimisen, joita lainsäädäntö ei edellytä. Seura katsoo, että väestörekisteriviranomaisen tehtävän hoitamiseksi on ao. viranhaltijalle annettava asianmukainen ja riittävä koulutus, minkä järjestäminen on nimenomaan Kirkkohallituksen hallinto-osaston tehtävä.
Koulutusasioista keskusteltaessa Kirkkohallituksen edustajat toivat esille yhteistyömahdollisuuden järjestää sukututkimuksen peruskoulutusta kirkkoherranvirastojen sukuselvityksiä laativalle henkilöstölle. Seuran edustajat pitivät ajatusta tervetulleena ja katsoivat, että Kirkkohallituksen ja Seuran yhteistyössä mainittua täydennyskoulutusta voidaan räätälöidä seurakuntiin, joissa sille on tarvetta.
Seuran edustajat korostivat Kirkkohallituksen edustajille, että sukututkijat yleisesti ottaen arvostavat kirkkoherranvirastojen virkailijoiden pääsääntöisesti laadukasta työtä ja ymmärtävät, etteivät seurakuntien resurssivajeesta johtuvat ruuhkat ole virkailijoiden syytä, mutta ei ole hyväksyttävää, että viranomaistaho rajallisten resurssien seurauksena tarjoaa lakisääteisiä palvelujaan tietylle asiakasryhmälle hyvän hallintotavan ja hallintolain vastaisesti.
